- Team verwalten — Mitglieder einladen, Rollen ändern, Zugänge entziehen
- Kurz gesagt
- Wo du das findest
- Voraussetzungen
- Die drei Rollen
- Die Übersicht verstehen
- Ein neues Mitglied einladen
- Eine offene Einladung erneut senden oder zurücknehmen
- Die Rolle eines Mitglieds ändern
- Was du sonst noch über ein Mitglied siehst
- Ein Mitglied aus dem Team entfernen
- Häufige Fragen (FAQ)
- Wie viele Mitglieder kann ich einladen?
- Die eingeladene Person hat keine E-Mail bekommen.
- Kann ich jemandem nur ein einzelnes Formular freigeben?
- Was passiert mit den Formularen einer Person, die das Team verlässt?
- Kann es zwei Inhaber geben?
- Ich möchte mein eigenes Passwort ändern.
- Sieht ein Betrachter die Kontaktdaten unserer Leads?
- Erste Hilfe bei Fehlern
Doc Summary
Team verwalten — Mitglieder einladen, Rollen ändern, Zugänge entziehen #
Kurz gesagt #
Auf einen Blick: Im Bereich Team in Central Control lädst du Kolleginnen und Kollegen zu deinem Arbeitsbereich ein, legst fest, was sie sehen und bearbeiten dürfen, und entziehst Zugänge wieder. Es gibt drei Rollen: Inhaber, Mitarbeiter und Betrachter. Eingeladen wird per E-Mail — die Person richtet ihren Zugang selbst ein, du vergibst keine Passwörter.
Wo du das findest #
Hauptmenü: QOON → „Einstellungen“ → in der linken Spalte unter „Konto“ → „Team“
Es gibt einen zweiten Weg zum selben Ort: In der Kategorie Identität & System führt die Karte Team über die Kachel „Team-Hub“ ebenfalls dorthin.
| Was du suchst | Wo es liegt |
|---|---|
| Mitgliederliste, offene Einladungen | Central Control → Konto → „Team“ |
| Jemanden einladen | Knopf „+ Mitglied einladen“ oben rechts |
| Rolle ändern, Zugang entziehen | Klick auf die Zeile des Mitglieds |
| Einladung erneut senden oder zurücknehmen | bei der Zeile der offenen Einladung |
Voraussetzungen #
Nur der Inhaber kann das Team verwalten. Mitarbeiter und Betrachter sehen den Bereich nicht — für sie ist Central Control insgesamt nicht sichtbar.
Zweite Voraussetzung: Der E-Mail-Versand muss funktionieren, denn Einladungen gehen per E-Mail heraus. Wenn beim Einladen eine Fehlermeldung zum Versand erscheint, liegt es nicht an der Einladung, sondern am Versand — prüfe dann Identität & System → E-Mail-Versand.
Die drei Rollen #
| Rolle | Formulare & Funnels | Seiten | Kontakte | Auswertungen | Central Control | Team |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Inhaber | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mitarbeiter | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — | — |
| Betrachter | — | — | — | ✓ | — | — |
Inhaber ist die Person, der der Arbeitsbereich gehört. Diese Rolle lässt sich nicht vergeben und nicht entziehen — es gibt genau einen Inhaber, und er kann auch von sich selbst nicht geändert werden.
Mitarbeiter ist die Rolle für die tägliche Arbeit: Formulare, Seiten, Kontakte und Kampagnen bearbeiten. Ein Mitarbeiter kommt nicht an die Einstellungen, nicht an die Teamverwaltung und nicht an die Datenlöschung.
Betrachter ist ein reiner Lesezugang auf die Auswertungen — gedacht für externe Beraterinnen, Agenturen oder Vorgesetzte, die Zahlen sehen, aber nichts verändern sollen.
Die praktische Regel: Vergib Mitarbeiter nur an Menschen, die tatsächlich etwas bauen. Für alle, die nur Ergebnisse sehen wollen, ist Betrachter richtig — das erspart die versehentlich gelöschte Kampagne.
Die Übersicht verstehen #
Oben stehen drei Zahlen: Mitglieder, Offene Einladungen und Gerade aktiv. Darunter folgt die Liste.
Jede Zeile zeigt Name, E-Mail-Adresse, Rolle und wann die Person zuletzt aktiv war — entweder „Jetzt aktiv“ oder „Aktiv:“ mit Datum. Dein eigener Eintrag ist mit (du) gekennzeichnet.
Wer eingeladen, aber noch nicht beigetreten ist, erscheint mit dem Merkmal „Eingeladen“ und dem Hinweis „Läuft ab:“ samt Datum.
Ein neues Mitglied einladen #
- Klicke oben rechts auf „+ Mitglied einladen“.
- Trage die E-Mail-Adresse ein.
- Wähle die Rolle — Mitarbeiter oder Betrachter.
- Klicke auf „Einladung senden“. Es erscheint „Einladung verschickt.“
Die Person bekommt eine E-Mail mit dem Betreff „Du wurdest zu … eingeladen“ und einem Link, der sieben Tage gültig ist. Über diesen Link richtet sie ihren Zugang selbst ein: Name eingeben, Passwort setzen, „Zugang einrichten“. Wer bereits ein Konto hat, klickt stattdessen auf „Team beitreten“.
Das Passwort braucht mindestens zehn Zeichen. Du siehst es nie und musst es auch nie kennen — falls jemand es vergisst, setzt er es selbst über die Anmeldeseite zurück.
Eine offene Einladung erneut senden oder zurücknehmen #
Bei jeder offenen Einladung stehen zwei Knöpfe:
„Erneut senden“ verschickt dieselbe Einladung noch einmal — der richtige Weg, wenn die E-Mail im Spam gelandet ist oder übersehen wurde.
„Widerrufen“ nimmt die Einladung zurück. Nach der Rückfrage „Einladung wirklich widerrufen?“ wird der Link ungültig. Wer ihn danach anklickt, sieht den Hinweis „Diese Einladung ist ungültig oder abgelaufen.“
Abgelaufene Einladungen musst du nicht widerrufen — nach sieben Tagen funktioniert der Link ohnehin nicht mehr. Lade die Person dann einfach neu ein.
Die Rolle eines Mitglieds ändern #
- Klicke in der Liste auf die Zeile des Mitglieds. Rechts öffnet sich die Detailansicht.
- Wähle unter „Rolle ändern“ die neue Rolle aus.
- Klicke auf „Übernehmen“. Es erscheint „Gespeichert.“
Die Änderung wirkt sofort. War die Person gerade angemeldet, greift die neue Rolle spätestens beim nächsten Seitenwechsel.
Zwei Dinge gehen nicht: den Inhaber ändern und sich selbst ändern. In beiden Fällen erscheint ein entsprechender Hinweis statt der Auswahl.
Was du sonst noch über ein Mitglied siehst #
In der Detailansicht stehen neben der Rolle:
- QOON-Pass — ein QR-Code mit den Kontaktdaten der Person. Mit dem Smartphone gescannt, landet der Kontakt direkt im Adressbuch.
- Session — mit welchem Gerät und Browser sich die Person zuletzt angemeldet hat und wann.
- Modul-Zugriff — welche Bereiche die aktuelle Rolle freigibt. Praktisch, um vor einer Rollenänderung zu sehen, was sich konkret ändert.
- Aktivität (30 Tage) — ein Streifen, der zeigt, an welchen Tagen die Person gearbeitet hat. Dunkel bedeutet keine Aktivität, hell viel.
Ein Mitglied aus dem Team entfernen #
- Klicke auf die Zeile des Mitglieds.
- Klicke in der Detailansicht unter „Gefahrenzone“ auf „Aus dem Team entfernen“.
- Bestätige die Rückfrage „Dieses Mitglied wirklich aus dem Team entfernen?“
⚠️ Achtung — das ist endgültig: Der Zugang wird gelöscht, nicht stillgelegt. Es gibt keinen Ruhezustand und keine Wiederherstellung; soll die Person später zurückkommen, lädst du sie neu ein und sie richtet ihren Zugang erneut ein.
Inhalte, die diese Person angelegt hat, können beim Entfernen mit verschwinden. Exportiere vorher, was du behalten musst — insbesondere Einsendungen von Formularen, die diese Person erstellt hat. Wenn du dir unsicher bist, setze die Rolle stattdessen auf Betrachter: Damit kann die Person nichts mehr ändern, und nichts geht verloren.
Den Inhaber kannst du nicht entfernen, und dich selbst auch nicht.
Häufige Fragen (FAQ) #
Wie viele Mitglieder kann ich einladen? #
Das hängt von deinem Tarif ab. Wenn beim Einladen eine Begrenzung greift, sagt dir die Meldung das direkt.
Die eingeladene Person hat keine E-Mail bekommen. #
Zuerst den Spam-Ordner prüfen lassen, dann „Erneut senden“ benutzen. Kommt weiterhin nichts an, liegt es am E-Mail-Versand deines Auftritts, nicht an der Einladung — im Bereich Identität & System → E-Mail-Versand siehst du im Protokoll, ob die Nachricht überhaupt hinausgegangen ist.
Kann ich jemandem nur ein einzelnes Formular freigeben? #
Nein. Die Rollen gelten für den gesamten Arbeitsbereich. Ein Mitarbeiter sieht alle Formulare, ein Betrachter alle Auswertungen. Für die Freigabe eines einzelnen Ergebnisses eignet sich stattdessen ein Export.
Was passiert mit den Formularen einer Person, die das Team verlässt? #
Verlasse dich nicht darauf, dass sie erhalten bleiben — exportiere vorher, was du brauchst. Sicherer als das Entfernen ist, die Rolle auf Betrachter zu setzen, wenn du die Inhalte behalten willst.
Kann es zwei Inhaber geben? #
Nein. Es gibt genau einen Inhaber. Wer dauerhaft dieselben Rechte braucht, sollte sie über die Rolle Mitarbeiter bekommen — für alles Weitere wende dich an den Support.
Ich möchte mein eigenes Passwort ändern. #
Das geschieht nicht in der Teamverwaltung. Es erscheint der Hinweis „Dein eigenes Konto verwaltest du nicht hier.“ — dein Passwort änderst du über dein Profil beziehungsweise über die Anmeldeseite.
Sieht ein Betrachter die Kontaktdaten unserer Leads? #
Nein. Ein Betrachter kommt nur an die Auswertungen, also an Zahlen und Verläufe — nicht an die Kontaktliste mit Namen und E-Mail-Adressen.
Erste Hilfe bei Fehlern #
| Symptom | Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| „Bitte eine gültige E-Mail-Adresse angeben.“ | Tippfehler in der Adresse. | Adresse prüfen, erneut senden. |
| „Diese Person ist bereits Mitglied.“ | Konto existiert schon im Team. | In der Liste suchen und dort die Rolle anpassen. |
| Meldung über fehlgeschlagenen E-Mail-Versand | Der Versand deines Auftritts funktioniert nicht. | Identität & System → E-Mail-Versand prüfen; Einladung danach erneut senden. |
| „Der Inhaber kann nicht geändert oder entfernt werden.“ | Ziel ist der Inhaber. | Vorgang nicht möglich — der Inhaber ist geschützt. |
| „Du kannst dich nicht selbst ändern oder entfernen.“ | Eigener Eintrag gewählt. | Eigenes Konto über das Profil verwalten. |
| „Diese Einladung ist ungültig oder abgelaufen.“ (beim Eingeladenen) | Link älter als sieben Tage oder widerrufen. | Neue Einladung senden. |
| „Netzwerkfehler.“ | Verbindung unterbrochen. | Seite neu laden und Vorgang wiederholen. |
| Rollenänderung wirkt scheinbar nicht | Die Person ist noch mit der alten Ansicht angemeldet. | Einmal ab- und wieder anmelden lassen. |